Для чего нужен годовой публичный отчет о деятельности НГО? Как это помогает продвижению организации? Повестка-2030, какова связь? На эти вопросы помогла найти ответы Анора Лангар, специалистка офиса ООН в Беларуси, на онлайн-семинаре «Подготовка годового публичного отчета НКО», состоявшемся 26 февраля в преддверии #WorldNGODay2021.
Публичный годовой отчет – это способ показать всем, какую работу вы проводите как профессионалы, рассказать о своих достижениях, чем вы гордитесь, продемонстрировать открытость и прозрачность организации, готовность к сотрудничеству. Это отличный PR инструмент для организации, подготовка потребует времени и коллективных усилий, но результат того стоит.
Отчет даст ответ на вопрос «так чем конкретно вы занимаетесь?» и вашей целевой группе, и партнерам среди общественных, международных и государственных организаций, донорам, журналистам, соискателям и всем заинтересованным в темах, на которые направлена ваша работа. Отчет сэкономит время и нервы, для этого достаточно будет переслать ссылку на вашем сайте и оставить печатную версию в офисе. Важно позаботиться об интересном формате документа, помимо основной информации включить фото, инфографику, диаграммы для финансовых расходов. Это похоже на резюме, но для организации, вы демонстрируете, что вам есть чем гордиться, ваша деятельность прозрачна и вы готовы к сотрудничеству.
Даже для сотрудников отчет будет полезен. Не всегда, например, юристы и бухгалтеры в курсе всех деталей проектов организации, отчет же позволяет увидеть в совокупности достижения всей команды, дает повод для гордости.
Отчет — это творческий процесс, у вас есть полная свобода самовыражения. Можно делать отчет не только за год, а, например, как итог большого проекта или реализованной программы, значимой для вас. Нет жестких рамок, вы решаете, о чем хотите рассказать. Есть пример, когда организация сделала отчет за 5 лет своей работы, во-первых, дата красивая, во-вторых, никогда не поздно.
Что касается содержания, можно придумать свою структуру или воспользоваться существующими схемами:
- ТЕМА ОТЧЕТА
Основное достижение, вклад в выполнение миссии, «девиз» работы. Можно привлечь читателя заголовком: «5 причин прочитать этот отчет» или «Вы узнаете, почему мы работаем во имя устойчивого развития», «Вы узнаете, как можно присоединиться к нашей работе». - ВСТУПЛЕНИЕ
Название, история, миссия, видение, основные события года, партнеры или краткое содержание отчета. Можно включить слова благодарности всем, с кем вы вместе работали. - ОПИСАНИЕ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ
Все ваши проекты, программы, кампании в терминах количественных и качественных показателей. Сжато, лаконично, интересно.
Основная структура описания: название, цель, целевые группы, даты и география, структура, финансовые показатели, поддержка, результаты и воздействие.
Развернутое уникальное описание: события, персоны, документы, иллюстрации, ссылки.
Можно включить планы и перспективы на ближайший год, если вам важно об этом написать. Нужно помнить, что впечатляет не количество проведенных мероприятий (их можно учесть в инфографике), а чего вы добились за отчетный период. - ФИНАНСОВЫЙ ОТЧЕТ
Включать или нет финансовую составляющую в отчет вы решаете сами, тут юристы и бухгалтера авторам в помощь. Основной критерий: чтобы приход сходился с расходом. Внутри организации – это хороший повод подвести итоги и проанализировать свое финансовое состояние. - ЗАКЛЮЧЕНИЕ И ПРИЛОЖЕНИЯ
Что хотим, к чему стремимся, планы на будущее. Мы готовим платформу для работы в следующем году, привлекаем новых партнеров.
Часто печатную версию отчета читатели открывают с конца, как журнал, поэтому постарайтесь заключение тоже сделать интересным и в плане информации, и дизайна.
Что еще можно включить в заключение отчета? Контакты организации (организации в целом, руководства, ответственных за отдельные темы лиц), соцсети. Особенно это пригодится для тех, кто узнает о вас впервые благодаря отчету.
Списки всех «причастных к деятельности» – государственных, коммерческих, НГО, партнеров и пр. Перечень сотрудников, волонтеров, доноров и жертвователей. Очень важно говорить «спасибо», главное — никого не забыть, перепроверьте.
Глоссарий, сводная информация по проектам, ссылки на статьи и публикации в СМИ.
Хороший дизайн отчета обеспечит половину его успеха. Информационное поле сейчас насыщенное, чтобы быть прочитанным, ваш отчет должен выдержать большую конкуренцию. Насколько ясно написан Ваш годовой отчет? Насколько Ваш текст удобно читать? Дизайн отчета может включать интересные полезные материалы, и обязательно фотографии хорошего качества, информативные и содержательные, соответствующие теме, но не более 50% от общего объема. Чтобы понять, насколько вы близки к цели, дайте почитать отчет своим знакомым, которые не погружены в контекст вашей работы, возможно вы получите советы, где нужно добавить объяснение, например, почему нужно спасать болота, или что такое гендерное равенство.
Важные детали
✓ Перевод годового отчета на иностранные языки. Вашим зарубежным партнерам тоже будет очень интересно, как показывает опыт. Отчет становится в какой-то степени гарантом финансовой устойчивости.
✓ Создайте удобную электронную версию отчета. Даже если у вас есть печатная версия, все равно сделайте электронную. Пригодится.
✓ Грамматика текста. Впечатление от отличного отчета могут испортить грамматические огрехи, в идеале лучше дать на вычитку корректору, чтобы не было опечаток, тавтологии и все запятые на своих местах.
✓ Единообразие стиля и шрифта.
✓ Цитаты, прямая речь всегда успешно работают. Людям интересны люди, а у нас в организациях очень много замечательных экспертов, которые занимаются делом своей жизни с увлечением и любовью. Читателю важно понимать, кто делает проекты. Давайте слово вашим волонтерам, бухгалтеру, директору, включайте в отчет цитаты, почему эта тема их увлекает, и как они предлагают вам присоединиться. Берите интервью и делайте фотографии на местах реализации проектов у тех, для кого вы делаете свою работу.
Распространение отчета — тоже важный компонент. Что необходимо использовать, чтобы ваш отчет дошел до ваших целевых групп?
✓ Ваш сайт и платформы организаций, с которыми вы дружны.
✓ Новость в социальных сетях. Можно привязывать отчет к тематическим праздникам, или даже к дню рождения организации
✓ Рассылка партнерам, донорам, дружественным организациям, всем тем, кто был в «благодарностях».
✓ Может быть публичное мероприятие, посвященное презентации, или, например, использовать новогодний корпоратив с участием партнеров, когда это станет возможным.
✓ Бумажные экземпляры в офисе. Всегда есть кто-то, кто предпочитает печатный вариант, не очень устойчиво, но некоторое количество необходимо, можно на переработанной бумаге.
Повестка 2030
НГО и в целом гражданское общество играет ключевую роль в Повестке дня на период до 2030 года. Важно включать в отчеты информацию о том, как ваша работа содействует достижению Целей устойчивого развития, даже если это сортировка мусора в офисе и использование энергосберегающих лампочек, гендерное равенство при найме сотрудников или пандус в офисе. НГО – это голоса и опыт конкретных людей, и то, как вы рассказываете о реализации ЦУР, помогает в том числе структурам ООН анализировать, какие цели сейчас важны для людей.
Примеры для вдохновения
На сайте Компания FSC, занимающейся устойчивыми лесами, в разделе «Ценности» есть вкладка ЦУР, где они разместили видео о том, какой они вклад вносят в достижение каждой цели, причем это не только «зеленые» темы, которые относятся непосредственно к сфере их деятельности, но и гендерное равенство, безопасные условия труда, здоровье, образование и др. Каждый год они делают очень красочные годовые отчеты, и там есть целая глава, посвященная целям устойчивого развития.
Отчет Центра экологических решений, в т.ч. работа по достижению ЦУР, в формате сайта http://2017.ecoidea.by/
Годовой отчет фонда «Интеракция» за 2020 год, включая финансовую отчетность.
Отчет по итогам 8-го этапа Программы поддержки Беларуси Федерального правительства Германии в формате брошюры и файла PDF.