Der Bildungskurs "Events for Future", ein gemeinsames Projekt des Zentrums für Ökologische Lösungen, der Internationalen Bildungs- und Begegnungsstätte „Johannes Rau“ Minsk und des Internationales Bildungs- und Begegnungswerks in Dortmund, unterstützt vom deutschen Auswärtigen Amt, ist zu Ende gegangen. In Kürze wird das Kursmaterial für alle, die sich für das Thema der nachhaltigen Entwicklung interessieren, kostenlos zur Verfügung stehen. In der Zwischenzeit entwickeln und erproben die Kursteilnehmer – Vertreter der Projekte des Förderprogramms Belarus, – die während des Kurses praktisches Wissen im Bereich des nachhaltigen Veranstaltungsmanagements und des Eventmanagements erhalten haben, Checklisten und Strategien für nachhaltiges Veranstaltungsmanagement für ihre Organisationen in der Praxis. Versuchen wir zu verstehen, was eine Umweltpolitik und Politik für nachhaltige Veranstaltungen bedeutet und warum es wichtig ist, eine solche Politik für jede Organisation zu entwickeln, die die Werte der nachhaltigen Entwicklung fördert.
Wenn es um Veranstaltungen geht, die speziell den Zielen für nachhaltige Entwicklung, der Kreislaufwirtschaft oder anderen eng verwandten Themen gewidmet sind, kann die Anwendung von Nachhaltigkeitsprinzipien ein Selbstzweck sein. In diesem Fall haben die Organisatoren die Möglichkeit, die Grundsätze der nachhaltigen Entwicklung in der Praxis zu demonstrieren.
Bei nicht thematischen Veranstaltungen hilft die Einhaltung von Nachhaltigkeitsgrundsätzen den Organisatoren, ihr Engagement für weltweit vorbildliche Verfahren unter Beweis zu stellen oder Reputationsvorteile zu erzielen: Erhöhung der Veranstaltungstransparenz, stärkere Bindung des Publikums, Gewinnung neuer Partner, Abgrenzung von Konkurrenten, Zusammenführung der Mitarbeiter, usw.
Das Thema Nachhaltigkeit (ökologische, soziale und wirtschaftliche Aspekte) gehört zu den so genannten Cross-Values, die häufig bei der Gründung von Partnerschaften, bei der Beschaffung von Investitionen und bei einigen anderen Prozessen erforderlich sind.
Darüber hinaus entsprechen nachhaltig organisierte Veranstaltungen mit größerer Wahrscheinlichkeit den Idealen und Werten der Teilnehmer, was für einen emotionalen Anklang sorgt. Das bedeutet, dass die Teilnehmer Ihre Veranstaltungen immer wieder besuchen werden, weil sie wissen, dass man Ihnen als Veranstalter vertrauen kann.
Aufgrund der Neuartigkeit der Begriffe und Phänomene ist die Definition der "Umweltpolitik", die durch Einbeziehung wirtschaftlicher und sozialer Aspekte zur "Nachhaltigkeitspolitik" erweitert werden kann, am weitesten verbreitet.
Eine Besonderheit der Umweltpolitik von Organisationen besteht darin, dass sie auf rein freiwilliger Basis verfolgt wird: Die Organisation geht Verpflichtungen ein, die über die grundlegenden rechtlichen und steuerlichen Anforderungen hinausgehen; sie verpflichtet sich zu zusätzlichen Anstrengungen zum Schutz der Umwelt (im Falle der Nachhaltigkeitspolitik handelt es sich um soziale, wirtschaftliche und ökologische Aspekte).
Für die Politik gibt es kein einheitliches Standardformular. Jede Organisation entwickelt sie nach eigenem Ermessen, je nach den Zielen und Prioritäten, die sie verfolgt. Es kann eine Umwelterklärung sein, also ein öffentliches Dokument, das Erklärungen über die Umweltabsichten einer Organisation enthält; ein Dokument, in dem Umweltziele und Maßnahmen zu ihrer Verwirklichung beschrieben werden; oder ein Dokument, in dem Ziele und Methoden zu ihrer Verwirklichung für einen bestimmten Arbeitsbereich der Organisation festgelegt werden. Eine Politik für nachhaltige Veranstaltungen ist ein derartiges Dokument.
Es liegt im Ermessen der Organisation, ob die Umweltpolitik des Unternehmens öffentlich (für Kunden und alle Interessengruppen) oder nur für den internen Gebrauch zugänglich gemacht wird.
Kurzer Leitfaden für nachhaltiges Veranstaltungsmanagement
Die Experten haben 5 Gründe formuliert, warum es sich doch lohnt, eine Politik für nachhaltige Veranstaltungen auf Unternehmensebene zu entwickeln und einzuführen. Wir sind sicher, dass Sie bei der Verabschiedung Ihrer eigenen Politik in der Lage sein werden, diese zu erweitern und neue Gründe für diesen wichtigen Schritt zu finden.
Grund Nr. 1
Die Formalisierung und formelle Verabschiedung einer Politik für nachhaltige Veranstaltungen ermöglicht es Ihnen, auf organisatorischer Ebene einen einheitlichen und verständlichen internen Standard zu entwickeln, der alle Ihre Praktiken für nachhaltige Veranstaltungen vereinheitlicht und festlegt und darüber hinaus die Palette der obligatorischen Maßnahmen in diesem Bereich umreißt.
Grund Nr. 2
Eine Politik für nachhaltige Veranstaltungen ermöglicht es Ihnen, die Praktiken für jeden in der Organisation zugänglich und verständlich zu machen, auch für diejenigen, die der Organisation gerade erst beigetreten sind oder ehrenamtlich tätig sind. Auf diese Weise werden alle Ihre Erfahrungen auf Papier festgehalten, und es besteht keine Gefahr, dass sie verloren gehen, z. B. wenn die für die Aufgabe zuständige Person ausscheidet. Außerdem entfallen die langwierige Schulung und der Erfahrungstransfer für neue Mitarbeiter, da alle Schritte, die zur Erreichung der Nachhaltigkeit erforderlich sind, bereits in der Norm beschrieben sind.
Grund Nr. 3
Der entwickelte Standard kann die Zusammenarbeit mit dem Dienstleistungs- und Produktanbieter erleichtern. Sie haben dann die Möglichkeit, in einer Ausschreibung oder in einer Anfrage für ein Angebot die mit allen Mitgliedern der Organisation vereinbarten Bedingungen und Ansätze zur Nachhaltigkeit kurz zu übertragen und keine Zeit mit der Formulierung von Anforderungen und Abklärungen zu verlieren.
Grund Nr. 4
Die Entwicklung einer öffentlich zugänglichen Politik für nachhaltige Veranstaltungen erhöht die Transparenz und Verantwortlichkeit Ihrer Aktivitäten gegenüber den Kunden und Zielgruppen Ihrer Organisation. Darüber hinaus ist es für viele Geber und Partner von entscheidender Bedeutung, dass die Organisation Nachhaltigkeit nicht nur verbal als einen internen Grundsatz verkündet, sondern sie auch formell deklariert. Darüber hinaus ist eine formalisierte Politik für nachhaltige Veranstaltungen eine großartige Inspiration für andere Organisationen, Ihrem Beispiel zu folgen und zu versuchen, Nachhaltigkeitsaspekte in ihre Aktivitäten einzubeziehen.
Grund Nr. 5
Eine Politik für nachhaltige Veranstaltungen ist eine Art interner Standard, der in erster Linie Sie selbst dabei unterstützt und ermutigt, die Bestimmungen dieses Standards einzuhalten und die Nachhaltigkeitsaspekte in Ihrer Organisation zu entwickeln.
Quelle: ecoidea.by Piktogramme für nachhaltige Veranstaltungen
Der Algorithmus zur Entwicklung einer Politik für nachhaltige Veranstaltungen
Der Begriff „Politik für nachhaltige Veranstaltungen“ klingt sehr einschüchternd, ganz zu schweigen von dem Gedanken, dass diese Politik noch entwickelt werden muss. Tatsächlich ist es in der Praxis nicht so schwierig, wie es klingt. Diese Politik lässt sich recht einfach gestalten, und das Schöne daran ist, dass Sie selbst das Format, die Quantität und die Qualität der Nachhaltigkeitsmaßnahmen festlegen und an die Fähigkeiten und Bedürfnisse der Organisation anpassen können.
Die Entwicklung einer Politik für nachhaltige Veranstaltungen ist eine Teamleistung, die die Bemühungen und das Fachwissen aller Mitarbeiter einer Organisation zusammenführt. In diesem Fall ist es jedoch wichtig, einen Verantwortlichen zu ernennen, der die Sammlung und Verarbeitung von Informationen, die Einhaltung von Fristen und Planungsphasen, die Planung und Vorbereitung gemeinsamer Sitzungen, die Erstellung von Fragebögen sowie die Ausarbeitung und endgültige Fertigstellung des Dokuments leiten kann. Dies könnte der Mitarbeiter oder die Mitarbeiterin sein, der/die am meisten mit dem Thema vertraut ist oder sich am meisten für den Prozess interessiert.
Wo soll man also anfangen?
Schritt 1
Organisieren Sie eine Sitzung des Kernteams der Organisation und entscheiden Sie selbst, ob Sie eine Politik für nachhaltige Veranstaltungen benötigen oder nicht. Beurteilen Sie den Bedarf, die für die Entwicklung verfügbaren Ressourcen und vor allem, ob diese Politik von den Mitarbeitern Ihrer Organisation verfolgt und umgesetzt wird.
Schritt 2
Bestimmen Sie die Person oder die Gruppe von Personen, die für die grundlegende Entwicklung der Politik verantwortlich sein werden, um die Basisversion zu erstellen. Der Ansatz, dass jeder einen kleinen Beitrag leistet, ist unangemessen, da er oft zum Scheitern verurteilt ist. Indem man den bereitwilligsten Mitarbeiter oder die bereitwilligsten Mitarbeiter auf freiwilliger Basis zum Verantwortlichen ernennt, kann die Befugnis übertragen werden, die für die Entwicklung der Politik erforderliche Unterstützung in Anspruch zu nehmen.
Schritt 3
Seien Sie sich über den Zeitrahmen für die Entwicklung der Politik im Klaren. Aktionen, die keinen klaren Zeitrahmen haben, haben leider wenig Aussicht auf Erfolg. Diskutieren Sie mit Ihrem Team und setzen Sie sich einen realistischen Zeitrahmen, in dem Sie die Politik entwickeln möchten, und überprüfen Sie diesen nach und nach. Essen Sie den Elefanten in Stücken – strukturieren und unterteilen Sie die Politikentwicklung in eine Reihe logischer Phasen und setzen Sie Zwischentermine für die Erledigung der einzelnen Schritte fest:
- Ausarbeitung eines Entwurfs der Politik;
- eine Version der Politik, die für Kommentare und Diskussionen zur Verfügung steht;
- die endgültige Fassung der Politik;
- Hundertprozentige Bereitschaft zur Verabschiedung der Politik auf organisatorischer Ebene und zur deren Einführung.
Schritt 4
Die eigentliche Entwicklung der Politik für nachhaltige Veranstaltungen.
Schritt 5.
Legen Sie die ausgearbeitete Politik denjenigen, mit denen Sie in Ihrem Arbeitsbereich kooperieren, zur Bewertung und zum Feedback vor. Das können Ihre Partner, Spender, aktive Kunden, Vertreter Ihrer Zielgruppe oder befreundete Lieferanten sein. Sie können auch, wenn möglich, spezialisierte Organisationen (Umwelt- und Sozialorganisationen) um Feedback bitten. Kommentare zur Politik tragen dazu bei, sie zu verbessern und mit den für Ihre Stakeholder wichtigen und relevanten Elementen zu ergänzen.
Schritt 6
Verfeinern Sie die Politik auf der Grundlage des Feedbacks und der Kommentare Ihrer Stakeholder. Bereiten Sie die endgültige Fassung vor.
Schritt 7
Dieser Schritt beinhaltet die formelle Verabschiedung der Politik für nachhaltige Veranstaltungen auf Ebene der Leitungsorgane (Direktion, Vorstand, Kuratorium usw.). Sie können dies in einem feierlichen Rahmen tun oder es durch eine regelmäßige interne Verordnung der Organisation formalisieren. Sie können das Datum und die Nummer des Dokuments in der Richtlinie angeben.
Schritt 8
Entscheiden Sie, ob Sie die Richtlinie für nachhaltige Veranstaltungen veröffentlichen wollen. Wenn ja, bemühen Sie sich, diese Informationen an alle Beteiligten in Ihrer Organisation weiterzugeben. Dies könnte ein Artikel auf einer Website oder eine Reihe von Beiträgen in sozialen Medien sein.
Unsere Kolleginnen und Kollegen, das Projektteam von „Events for Future“, laden Sie ein, an der Umfrage "Nachhaltiges Veranstaltungsmanagement in Belarus" im Rahmen einer kleinen Studie teilzunehmen, die dazu beitragen soll, das Bewusstsein für nachhaltiges Veranstaltungsmanagement zu erhöhen. Vertreter aus verschiedenen Sektoren, die an der Organisation von Veranstaltungen beteiligt sind oder an Veranstaltungen teilnehmen, sind eingeladen, an der Umfrage teilzunehmen. Interessierte können unter http://surl.li/srmw einen kurzen Fragebogen ausfüllen. Die Umfrage ist anonym, die Daten werden in zusammengefasster Form analysiert und auf den Ressourcen des Zentrums für Ökologische Lösungen und der IBB „Johannes Rau“ Minsk veröffentlicht.
Dieser Artikel wurde auf der Grundlage des Trainingskurses “Events for Future“ erstellt.