Wozu braucht eine NGO einen Jahresbericht über ihre Tätigkeit? Wie hilft das in der Promotion der Organisation? Agenda 2030, wie hängt dies zusammen? Anora Langar, Spezialistin des Büros der Vereinten Nationen in Belarus, half den Teilnehmenden, Antworten auf diese Fragen im Rahmen des Online-Seminars „Vorbereitung des öffentlichen Jahresberichts einer NGO“, das am 26. Februar im Vorfeld von #WorldNGODay2021 stattgefunden hat, zu finden.
Der öffentliche Jahresbericht ermöglicht es, allen zu zeigen, welche Arbeit Sie als Profis leisten, zu berichten, worauf Sie stolz sind, die Offenheit und Transparenz Ihrer Organisation sowie Ihre Kooperationsbereitschaft zu demonstrieren. Das ist ein perfektes PR-Tool, dessen Vorbereitung zwar zeit- und arbeitsaufwendig, jedoch das Ergebnis der Mühe wert ist.
Der Bericht beantwortet die Frage „womit beschäftigen Sie sich denn konkret?“ sowohl für Ihre Zielgruppe, als auch Ihre Partner unter zivilgesellschaftlichen, internationalen und staatlichen Organisationen, Förderer, Journalisten, Bewerber und alle, die sich für Themen interessieren, denen Ihre Arbeit gewidmet ist. Der Bericht spart Ihre Zeit und Ihre Nerven, Sie brauchen nur noch einen Link auf Ihre Homepage zu senden und eine gedruckte Version für das Büro zu hinterlegen. Eine wichtige Rolle spielt dabei die ansprechende Gestaltung des Dokuments – außer den eigentlichen Informationen können Sie da Bilder, Informationsgrafiken, Diagramme zur Veranschaulichung finanzieller Kennzahlen darstellen. Das ist eine Art CV, jedoch für eine Organisation; Sie zeigen, dass Sie Grund zum Stolz haben, dass Ihre Tätigkeit transparent ist und Sie offen für die Kooperation sind.
Auch für Ihre Mitarbeiter wird der Bericht von Nutzen sein. Beispielsweise wissen die Juristen und Buchhalter nicht immer Bescheid über alle Details der Projekte Ihrer Organisation, und der Bericht lässt die Leistungen des gesamten Teams überblicken und gibt Anlass zum Stolz.
Den Bericht zu erstellen ist ein kreativer Prozess, Sie können ihn ganz nach eigenem Geschmack gestalten. Es kann nicht nur ein Jahresbericht sein, sondern auch z.B. das Ergebnis eines großen Projekts oder eines umgesetzten Programms, das für Sie von Bedeutung ist. Da gibt es keine strengen Rahmen, es liegt an Ihnen, was Sie berichten wollen. Eine Organisation hat z.B. den Bericht für 5 Jahre ihres Bestehens gemacht, erstens, ein schöner Jahrestag, und zweitens, ist es nie zu spät.
Was den Inhalt angeht, so kann man eine eigene Struktur entwerfen oder bestehende Vorlagen nehmen:
- THEMA DES BERICHTS
Wichtigste Leistungen, Baustein zur Verwirklichung der Mission, „Motto“ der Tätigkeit. Mit einer Überschrift können Sie es den Lesern schmackhaft machen: „5 Gründe, diesen Bericht zu lesen“ oder „Erfahren Sie, warum wir im Namen der Nachhaltigkeit arbeiten“, „Erfahren Sie, wie Sie ein Teil unseres Teams werden können“. - EINLEITUNG
Name, Geschichte, Mission, Vision, wichtigste Ereignisse des Jahres, Partner und Zusammenfassung des Berichts. Hier können auch Danksagungen an alle stehen, mit denen Sie gearbeitet haben. - BESCHREIBUNG DER TÄTIGKEIT
All Ihre Projekte, Programme, Kampagnen in Form von qualitativen und quantitativen Indikatoren. Lakonisch, sachlich, spannend.
Grundstruktur der Beschreibung: Name, Zweck, Zielgruppen, Zeit und Ort, Inhalt, finanzielle Kennzahlen, Förderung, Ergebnisse und Wirkungen.
Ausführliche Einzelbeschreibung: Maßnahmen, Personen, Dokumente, Bilder, Links.
Der Bericht kann auch Pläne und Aussichten für das nächste Jahr enthalten, falls es von Belang für Sie ist, davon zu schreiben. Wichtig ist zu beachten, dass nicht die Anzahl der durchgeführten Veranstaltungen (dies könnte in einer Infografik dargestellt werden) beeindrucken soll, sondern das, was Sie im Berichtszeitraum erreicht haben. - FINANZIELLER BERICHT
Sie entscheiden, ob der finanzielle Bestandteil im Bericht erscheint, da stehen Juristen und Buchhalter den Verfassern zur Hilfe. Das Hauptkriterium ist dabei, dass Einnahmen und Ausgaben übereinstimmen. Innerhalb der Organisation ist dies ein guter Anlass, Ergebnisse zusammenzufassen und die eigene finanzielle Lage zu analysieren. - SCHLUSSTEIL UND ANLAGEN
Was wir wollen, wonach wir streben, unsere Zukunftspläne. Wir bereiten eine Plattform für die Arbeit im nächsten Jahr vor und gewinnen neue Partner.
Oft wird die gedruckte Version zuerst am Ende aufgeschlagen, genau wie eine Zeitschrift, so sollten Sie die Zusammenfassung auch spannend gestalten, sowohl informations- als auch designmäßig.
Was könnte der Schlussteil des Berichts noch enthalten? Kontaktdaten der Organisation (allgemeine Infos, Kontakte der Leitung und der Ansprechpartner, die für einzelne Bereiche zuständig sind), soziale Medien. Vor allem werden diese Infos für diejenigen nützlich sein, die Sie dank dem Bericht erst kennengelernt haben.
Dazu passt gut eine Liste aller „an der Sache Beteiligten“: staatliche Stellen, Unternehmen, NGOs, Partner usw., aber auch Ihre Mitarbeiter, Freiwilligen, Spender und Geldgeber. Es ist äußert wichtig, „Danke“ zu sagen, Hauptsache ist dabei, dass keiner vergessen wird, so überprüfen Sie dies nochmal.
Ein Glossar, Übersichtsinformationen zu den Projekten, Links zu Artikeln und Veröffentlichungen in Massenmedien.
Ein gutes Design des Berichts ist die halbe Miete. Auf uns strömen heute so viele Informationen zu; um gelesen zu werden, muss Ihr Bericht mit der großen Konkurrenz mithalten können. Wie klar ist die Sprache Ihres Jahresberichts? Ist er gut lesbar? Neben nützlichen und spannenden Informationen sollte Ihr Bericht auch unbedingt aussagekräftige und sachbezogene Bilder von guter Qualität enthalten, jedoch höchstens 50% vom Gesamtumfang. Um zu verstehen, wie nahe Sie am Ziel sind, geben Sie den Bericht Ihren Bekannten zum Lesen, die den Sachverhalt nicht kennen — möglicherweise versorgen sie Sie mit Tipps, wo dieser oder jener Kommentar angebracht wäre, beispielsweise, warum Sümpfe gerettet werden müssen oder was die Gleichstellung der Geschlechter ist.
Wichtige Hinweise
✓ Übersetzung des Jahresberichts in Fremdsprachen. Erfahrungsgemäß werden Ihre ausländischen Partner auch daran Interesse finden – in gewissem Maße sichert der Bericht so Ihre finanzielle Nachhaltigkeit.
✓ Erstellen Sie eine übersichtliche elektronische Version des Berichts. Auch wenn Sie eine Druckversion davon haben, sorgen Sie trotzdem für eine elektronische Variante. Das werden Sie bestimmt mal brauchen.
✓ Grammatik und Rechtschreibung. Den Eindruck von einem perfekt gestalteten Bericht können grammatische Fehler versaufen, so sollte man im Idealfall den Text des Berichts Korrektur lesen lassen, um Druckfehler und Tautologie zu vermeiden sowie alle Kommas am richtigen Platz zu haben.
✓ Einheitlichkeit von Stil und Schriftart.
✓ Zitate und direkte Rede treffen immer das Ziel. Menschen interessieren sich für Menschen, und unsere Organisationen sind reich an hervorragenden Profis, die an ihrem Lebenswerk begeistert und liebevoll arbeiten. Für den Leser ist wichtig zu verstehen, wer die Projekte macht. Lassen Sie Ihre Freiwilligen, Ihren Buchhalter, Ihren Direktor reden, bereichern Sie den Bericht mit Zitaten, warum dieses Thema sie so begeistert und wie sie auch andere zur Teilnahme auffordern. Machen Sie Bilder vor Ort, wo die Projekte abgewickelt werden, und interviewen Sie diejenigen, für die diese Projekte bestimmt sind.
Die Verbreitung des Berichts ist auch ein wesentlicher Bestandteil der Arbeit. Welche Wege gibt es, den Bericht Ihren Zielgruppen zukommen zu lassen?
✓ Ihre Webseite sowie Internet-Plattformen der Organisationen, mit denen Sie freundschaftliche Beziehungen pflegen.
✓ Nachricht in sozialen Medien. Die Erscheinung des Berichts kann an thematische Events oder gar an den Geburtstag der Organisation gebunden sein
✓ Newsletter an Partner, Förderer, befreundete Organisationen, an alle, die in „Danksagung“ erwähnt sind.
✓ Eine spezielle öffentliche Veranstaltung könnte organisiert werden, oder man könnte dafür die Silvesterparty mit Partnern nutzen, wenn sich die Möglichkeit dafür ergibt.
✓ Papierexemplare im Büro. Es gibt immer jemanden, der die gedruckte Version vorzieht, jedoch nicht besonders nachhaltig; aber eine gewisse Anzahl an Exemplaren muss doch vorhanden sein, evtl. auf Recyclingpapier.
Agenda 2030
NGOs und die Zivilgesellschaft als Ganzes spielen eine Schlüsselrolle in der Agenda 2030. Es ist wichtig, Informationen in Berichte aufzunehmen, wie Ihre Tätigkeit die Erreichung der Globalen Nachhaltigkeitsziele fördert, auch wenn es nur um Mülltrennung im Büro und Einsatz energiesparender Leuchtmittel, Gleichstellung der Geschlechter bei Personaleinstellung oder eine Rollstuhlrampe im Büro geht. NGOs sind Stimmen und Erfahrungen konkreter Menschen, und die Art und Weise, wie Sie von der Umsetzung der SDGs berichten, hilft u.a. den UNO-Strukturen zu analysieren, welche Ziele momentan für Menschen von Bedeutung sind.
Beispiele zur Inspiration
Auf der Homepage der Firma FSC, die sich mit nachhaltiger Forstwirtschaft befasst, findet sich unter „Werte“ der Abschnitt „SDGs“ mit dem Video, welchen Beitrag zu jedem einzelnen Ziel sie leisten. Dabei sind es nicht nur „grüne“ Themen, die unmittelbar ihr Geschäft angehen, sondern auch Gleichstellung der Geschlechter, sichere Arbeitsbedingungen, Gesundheit, Bildung u.a. Jedes Jahr gestaltet das Unternehmen sehr farbenprächtige Jahresberichte, wo ein ganzes Kapitel den SDGs gewidmet ist.
Bericht des Center for Environmental Solutions, darunter Tätigkeit zur Erreichung der SDGs als Webseite http://2017.ecoidea.by/
Jahresbericht der Stiftung „Interaktion“ für 2020, einschl. Finanzbericht.
Bericht über die Ergebnisse der Phase 8 des Förderprogramms Belarus der deutschen Bundesregierung, als Broschüre und PDF-Datei.